STANDAR OPERASIONAL DAN PROSEDUR SOP BADAN PENGAWAS PNPM MPd KECAMATAN BERGAS

I.         PENDAHULUAN

1.   Latar Belakang

Program Pembangunan yang berspektif pemberdayaan masyarakat seperti Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat Mandiri Perdesaan (PNPM-MD) merupakan salah satu upaya mempercepat penanggulangan kemiskinan di desa yang dilakukan melalui pembangunan/rehabilitasi sarana prasarana fisik, sosial, ekonomi serta penyediaan modal usaha bagi masyarakat miskin untuk pendanaan kegiatan ekonomi. Pendanaan kegiatan PNPM-MD dimanfaatkan oleh masyarakat di masing-masing kecamatan sehingga kepemilikan hasil PNPM-MD adalah milik masyarakat dengan asas pengelolaan dari oleh untuk masyarakat (DOUM).

Dalam rangka untuk melestarikan kelembagaan-kelembagaan yang telah dibangun oleh PNPM-MD dan hasil-hasil PNPM-MD terutama dana bergulir yang dikelola oleh Unit Pengelolaan Kegiatan (UPK) diperlukan ketentuan yang mengatur tentang tata laksana  pelestarian dan perlindungan hasil PNPM-MD agar tetap dapat berkelanjutan (sustainable).

Pengawas dibentuk oleh BKAD, untuk menjamin akuntabilitas pengelolaan dana bergulir, pengelolaan dana unit-unit kerja lainnya yang ada di BKAD. Untuk menunjang Fungsi Dan Tugas Pengawas sebagai pelaksana mandat Badan Kerjasama Antar Desa dalam bidang pengawasan, maka diperlukan pedoman atau standard operasional dan prosedur bagi Pengawas .

2.   Tujuan Umum

Sebagai pedoman dasar dan penetapan standar kerja bagi Pengawas untuk melindungi dan melestarikan asset BKAD dan hasil kegiatan PNPM-MD lainnya. Disamping itu menjadi acuan bagi Forum MAD dalam melakukan evaluasi kinerja  unit-unit di BKAD

Tujuan Khusus

1.   Sebagai pedoman dasar pengawasan terkait dengan pengawasan ke UPK dan Unit lainnya

2.   Menjadi pedoman dasar pengembangan Pengawas terkait dengan penilaian kesehatan kelembagaan UPK dan kelompok.

3.   Untuk melindungi dana yang dikelola Unit Pengelola Kegiatan (UPK)

4.   Menjamin terkelolanya dana bergulir agar tetap berdasarkan tujuan, prinsip dan aturan pokok serta mekanisma perguliran sesuai ketentuan PNPM-MD

5.   Sebagai pedoman Pemerintah Daerah dalam pembinaan, perlindungan, pelestarian dan pengembangan BPUPK

II. Maksud dan Tujuan di bentuk/diangkat Pengawas

Pengawas dibentuk oleh Forum MAD sebagai upaya meningkatkan transparansi, pengawasan, pengaduan permasalahan, penyebarluasan informasi dan pertanggungjawaban dari pelaku UPK, dengan tujuan :

a)    Menjamin akutanbilitas dan transparansi pengelolaan UPK

b)   Menjamin semua kebijakan yang diputuskan Forum MAD dilaksanakan oleh Pengelola UPK

c)    Menjamin harta/kekayaan UPK aman

III. KRITERIA BADAN  PENGAWAS

1. Syarat Umum :

a.    Dipilih dan ditetapkan oleh forum MAD

b.   Pendidikan memadai minimal SLTA

c.    Memiliki pengetahuan  tentang administrasi dan keuangan

d.   Komunikatif, mudah diterima oleh masyarakat

e.    Netral tidak memihak kepentingan pribadi, golongan.

f.     Memiliki waktu yang cukup untuk menjalankan tugas

g.    Usia maximal 56 Tahun

h.   Warga dari Kecamatan setempat

2. Syarat Khusus :

a.    Jujur, tegas dan bertanggung jawab

b.   Dapat diterima dan dihargai dengan baik oleh masyarakat

c.    Tidak pernah terlibat secara langsung atau tidak langsung yang berkaitan dengan penyalahgunaan dana program masyarakat

d.   Mempunyai komitmen dalam pengembangan kapasitas masyarakat

IV.         Struktur Organisasi Badan Pengawas UPK

4.1    Keanggotaan Badan Pengawas UPK :

a.    Kedudukan Badan Pengawas berada di tingkat kecamatan

b.   Pengawas dapat diplih dari unsur pengamat PNPM-MD, 6 (enam) utusan dalam Musyawarah Antar Desa (MAD) dan atau orang yang diusulkan lewat Forum MAD atau tokoh masyarakat yang dipandang mampu.

c.    Pengawas terdiri dari minimal 3 (tiga) orang yang dipilih dan ditetapkan dalam Forum Musyawarah Antar Desa ( MAD) yang terdiri dari :

Ketua merangkap anggota dan 2 (dua) orang anggota

4.2     Tugas, Kewajiban, Tanggung jawab, dan Weweng  Badan  Pengawas

1.   Ketua

1.1 Tugas

1)   Mengkoordinasikan  dan memimpin pelaksanaan perencanaan kegiatan pengawasan

2)   Mengkoordinasikan  dan memimpin pelaksanaan pengawasan dan pemeriksaan, setiap bulan.

3)   Mengkoordinasikan  dan memimpin pelaksanaan  pengawasan dan pemeriksaan yang sifatnya terprogram dan insidentil.

4)   Mengkoordinasikan  dan memimpin  pengawasan dan pemeriksaan tersebut meliputi :

a)    Kemampuan pengurus bidang pengelola keuangan,

b)   Pengelolaan ( manajemen ) bidang pengelola keuangan berdasarkan ketaatan pada prinsip ,standar oprasional dan prosedur ( POS ), serta  hasil-hasil keputusan  MAD, keputusan BKAD, dan aturan lainnya

c)    Pengelolaan manajemen keuangan dan dana perguliran bidang pengelola keuangan

5)   Mengkoordinasikan  dan memimpin pelaksanaan pemeriksaan keuangan BKAD dan bidang pengelola keuangan

1.2 Kewajiban

1)    Berkewajiban  memahami SOP semua Bidang

2)    Berkewajiban melaksanakan kerja berdasarkan SOP bidang pengelola keuangan 

3)    Berkewajiban memupuk dan menjaga kebersamaan dalam kegiatan unit pengelola keuangan dan lembaga pendukung BKAD

4)    Berkewajiban mempunyai rencana dan  program kerja termasuk di dalamnya jadwal kegiatan.

5)    Berkewajiban menyampaikan laporan  hasil kepengawasan dan pemeriksaannya kepada BKAD tiga bulan sekali

6)    Berkewajiban menyampaikan laporan  hasil kepengawasan dan pemeriksaannya kepad  MAD sekurang-kurangnya satu kali  dalam setahun.

7)    Jam kerja bidang pengawasan  disesuaikan dengan kebutuhan dan jadwal yang telah dibuat

1.3 Tanggungjawab

1)   Bertanggung jawab terlaksananya rencana program bidang pengawasan

2)   Bertanggung jawab terhadap peningkatan kinerja personalia bidang pengawasan  .

3)   Bertanggung jawab berkembangnya asset yang dimiliki.

4)   Bertangung jawab atas pelaksanaan standar oprasional dan prosedur bidang pengawasan

5)   Bertanggungjawab terhadap seluruh kegiatan operasional bidang pengawasan

1.4 Wewenang

1)   Memberikan pertimbangan dan rekomendasi kepada BKAD berkaitan dengan pengembangan asset yang dimiliki

2)   Memberi teguran dan/atau peringatan, atau sanksi kepada personalia pengurus UPK yang telah melanggar SOP dan peraturan lainnya.

3)   Bila dianggap perlu, Badan pengawasan  dapat meminta bantuan audit internal maupun audit eksternal dalam pelaksanaan tugasnya.

4)   Melaksanakan pemeriksaan keuangan  dan bidang pengelola keuangan

5)   Memberikan rekomendasi tindak lanjut atas hasil pemeriksaan kepada ketua BKAD melalui  MAD

2.   Sekretaris

2.1      Membuat kelengkapan administrasi pemeriksaan dan pengawasan

2.2      Pengarsipan/pendokumentasian secara tertib semua administrasi bidang pengawasan.

2.3      Membantu ketua melakukan pemeriksaan dan pengawasan kegiatan, keuangan dan dana perguliran

2.4      Melaksanakan dan bertanggung jawab atas tugas-tugas lain yang diberikan oleh Ketua

3.   Anggota

3.1      Melakukan pemeriksaan, pengawasan kegiatan dan keuangan  dan dana perguliran.

3.2  Melaksanakan dan bertanggung jawab atas tugas-tugas lain yang diberikan ketua.

V.           MEKANISME DAN PROSEDUR BIDANG PENGAWASAN

1.   Pelaksanaan Badan Pengawas

1.1        Menyusun program kerja tahunan dan jadwal kegiatan pengawasan

1.2        Pengawasan dilakukan  sewaktu-waktu dan hasil pengawasanya dilaporkan kepada BKAD setiap bulan.

2.   Waktu Pengawasan

2.1        Waktu Pelaksanaan pengawasan dilaksanakan mulai tanggal 1 s/d 25 setiap bulan

2.2        Jadwal waktu dan tempat pengawasan dilaksanakan secara fleksibel dan dibuat sendiri oleh bidang pengawasan

2.3        Bidang pengawasan wajib memberitahukan  waktu dan tempat akan diselenggarakan pengawasan

2.4        Bidang pengawasan wajib memberitahukan   dan berkordinasi dengan unit kerja yang akan jadi sasaran pemeriksaan

3.   Hasil  Pengawasan

3.1    Setiap hasil pemeriksaan harus dibuat berita acara pemeriksaan

3.2    Paling lama satu minggu setelah ada pemeriksaan dan pengawasan segera membut laporan kepada BKAD

3.3    Jika dalam pengawasan dan pemeriksaan dijumpai ada penyimpangan, segera membuat rekomendasi kepada BKAD

3.4    Pembuatan rekomendasi paling lambat tiga hari, setelah dijumpai terdapat ada penyimpangan

4.   Monitoring dan evaluasai

1.1    Badan Pengawas disamping berpedoman pada jadwal yang telah dibuat, bisa juga mengadakan pemeriksaan dan pengawas sewaktu-waktu

1.2    Badan Pengawas wajib melakukan monitoring dan evaluasi kinerja bidang pengelola kuangan dan lembaga pendukung lainnya.

4.3       Hak-hak PENGAWAS :

a.    Mendapatkan tembusan laporan keuangan, dari Pengurus UPK

b.   Mendapatkan laporan pelaksanaan pekerjaan dan laporan permasalahan serta rencana tindaklanjut penyelesaiannya dari Pengurus UPK  setiap bulan atau secara periodik

c.    Mendapatkan tembusan, dokumentasi, usulan desa, hasil keputusan setingkat UPK dan desa

d.   Mendapatkan informasi tentang permasalahan yang ada kaitannya dengan administrasi PNPM-MD yang akurat, sistematis dan yang terbaru dari pengurus UPK

e.    Bila terjadi pencatatan yang tidak akurat maka BP UPK berhak untuk mendapatkan informasi dan klarifikasi dari UPK

f.     Mendapatkan uang operasional dalam menjalankan tugas-tugasnya, yang dibayarkan setiap bulan sekali atau setelah melakukan kegiatan pemeriksaan secara ad-cost

g.    Uang operasional hanya diberikan kepada Badan Pengawas yang menjalankan tugas pemeriksaan atau dengan kata lain tidak diberikan secara lumpsum akan tetapi ad cost

h.   Besarnya uang operasional harus disetujui melalui keputusan pada saat Forum  MAD

IV.   Pelaksanaan Pemeriksaan :

a.        Dilakukan secara periodik minimal 1 (satu) bulan sekali sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan

b.       Sewaktu-waktu dipandang perlu menurut pertimbangan Badan Pengawas dalam menjalankan tugasnya.

c.        Badan Pengawas dapat memberikan koreksi, saran, teguran, dan peringatan kepada Pengurus UPK  saat melaksanakan tugasnya.

d.       Badan Pengawas dapat menunjuk seorang ahli atau lebih untuk melaksanakan tugas tertentu, atas persetujuan Pengurus BKAD Mandiri Perdesaan

e.        Pendanaan kegiatan Badan Pengawas UPK bukan bersifat insentif rutin tetapi hanya jika melakukan kegiatan pengawasan

f.         Penggunaan dana harus sesuai dengan perencanaan/anggaran biaya yang ditetapkan oleh MAD. Realisasi penggunaannya dianggap sebagai biaya operaional

      

V.  Obyek pemeriksaan

1. Berita Acara MAD
2. Proposal pinjaman dan realisasi pencairan
3. Kelengkapan transaksi meliputi bukti transaksi, kuitansi, nota.
4. Buku rekening
5. Administrasi keuangan dan pinjaman, meliputi buku kas dan buku bank, buku bantu hutang, serta kartu kredit
6. Pelaporan keuangan UPK bulanan, meliputi Neraca, laporan operasional, Laporan Perkembangan Pinjaman, laporan kolektibilitas pinjaman, daftar inventaris, laporan realisasi penyaluran dana, rekonsiliasi rekening serta cash opname
7. Ketaatan prosedur meliputi prosedur transaksi, pencatatan harian, pelaporan bulanan, prosedur perguliran, prosedur kebijakan lainnya
8. Kepatuhan pelaku terhadap aturan
9. Dokumen lainnya

VI.         Ruang Lingkup Pemeriksaan

6.1. Pemeriksaan dilakukan Kecamatan

       Pemeriksaan pada Unit Pengelola Kegiatan( UPK)

6.2. Pemeriksaan di tingkat Desa

 Pemeriksaan di Tim Pelaksana Kegiatan dan Kelompok      Pemanfaat SPP dan UEP dan TPK penerima dana Bantuan Langsung Masyarakat program.

6.3. Pemeriksaan hasil kegiatan BKAD dan OC.

VII.       TEKNIK PEMERIKSAAN

7.1 Pemeriksaan di UPK

     7.1.1 Pemeriksaan Pengelolaan Dana Bergulir proses dan mekanisme

1.  Pemeriksaan Proposal,

Pemeriksaan dilakukan dengan cara membandingkan antara dokumen yang ada dengan SOP Perguliran

2.  Pemeriksaan kegiatan Verifikasi,

Pemeriksaan dilakukan dengan cara membandingkan antara dokumen yang ada dengan SOP Perguliran dan Verifikasi

3.  Pemeriksaan Tim Pendanaan,

Pemeriksaan dilakukan dengan cara membandingkan antara dokumen yang ada dengan SOP Perguliran

7.1.2. Pemeriksaan Ketaatan UPK dan Tim Verifikasi terhadap Organisasi

Pemeriksaan dilakukan dengan cara membandingkan antara dokumen yang ada dengan SOP UPK dan Tim Verfikasi

7.1.2. Pemeriksaan Keuangan

     1. Pemeriksaan terhadap Rekening Bank SPP dan UPP, yang   meliputi nama rekening, kelengkapan speciment (lihat SOP Perguliran) tarik dan setor (cocokkan dengan bukti transaksi, pencatatan di buku bank dan buku kas)

2.     Pastikan Penarikan dari bank untuk pergulir sesuai dengan dengan kebutuhan dengan membandingkan jumlah penarikan dengan rencana perguliran hasil rekomendasi Tim Pendanaan, chek bukti transaksi

3.     Pastikan Uang yang ditarik dari bank dicatat pada buku bank dan buku kas, sesuai jumlah, tanggal transaksi dan chek bukti transaksi

4.     Pastikan penyaluran dana sesuai rencana/jadwal perguliran (lihat SOP Perguliran)

5.     Pastikan angsuran dari kelompok dicatat pada buku kas, dan keseluruhan angsuran tersebut disetor ke bank, tidak ada cash on hand bandingkan antara bukti transaksi, kartu angsuran dengan pencatatan di buku kas dan buku bank/buku rekening

6.     Pastikan Keabsahan bukti transaksi, dengan memenuhi persyaratan ada no bukti transaksi, tanggal, nilai rupiah dalam angka dan huruf, peruntukan, yang menyerahkan, dan yang menerima dengan nama dan tanda tanganya. Jika nota dari Toko maka harus ada stempel dan tanda tangan penjual.

7.     Pastikan pada akhir bulan pembukuan ditutup dan ditandatangani ketua UPK dan Fasilitator Kecamatan dan dibuat oleh bendahara UPK

8.     Pastikan penggunaan dana operasional sesuai rencana yang sudah ditetapkan di MAD, bandingkan antara realisasi penggunaan dengan RAPB UPK

9.     Pastikan cash on hand Operasional UPK tidak lebih dari Rp. 500.000,- tiap harinya, chek saldo harian pada buku kas

10. Pastikan pemeriksaan tidak ada selisih (menggunakan Form Pemeriksaan dana-dana)

7.1.2. Pemeriksaan Administrasi

                1. Surat Perjanjian Kredit antara Kelompok dan UPK

Pemeriksaan dilakukan dengan membandingkan dokumen dengan SOP Perguliran (Pastikan SPK diisi secara lengkap dan ditandatangani semua pihak yang terkait)

2.  Pencatatan buku kas, buku bank, dan bukti transaksi dilakukan secara tertib dan tepat waktu, tidak ditunda-tunda

3.  Pastikan buku inventaris di update setiap bulanya, chek keberadaan inventaris, yang meliputi jumlah dan kondisi dan pastikan barang inventaris dipakai untuk mendukung pekerjaan bukan untuk kepentingan pribadi

4.  Pastikan Kartu Pinjaman diisi secara benar Update, membandingkan antara buku kas dengan kartu pinjaman

7.1.3. Pemeriksaan Laporan bulanan

1.    Kas, mencocokkan antara uang kas yang ada di neraca dengan saldo  pada buku kas pada saat pemeriksaan dilakukan

2.    Bank, mencocokkan antara jumlah yang tercatat pada neraca dengan jumlah uang yang ada direkening dan pencatatan pada buku bank

3.    Pinjaman, mencocokkan antara jumlah yang tercatat pada neraca dengan jumlah saldo pinjaman pada laporan Perkembangan Pinjaman dan laporan kolektibilitas

4.    Inventaris, mencocokkan antara jumlah yang tercatat pada neraca dengan dengan nilai buku pada buku inventaris

5.    Hutang, mencocokkan antara jumlah hutang yang tercatat pada neraca dengan dengan buku hutang

6.    Surplus, mencocokkkan surplus berjalan yang tercatat pada neraca dengan laba yang tercatat dalam laporan rugi laba

7.1.3. Pemeriksaan lainya

Pemeriksaan meliputi dana BLM, DOK

Teknik pemeriksaan dilakukan dengan menggunakan Form pemeriksaan dana-dana, pemeriksaan dilakukan dengan membandingkan antara rencana dan realisasi serta dukungan bukti-bukti transaksi

          7.2. Pemeriksaan dikelompok

a.        Pemeriksaan administrasi pastikan kelompok memiliki buku kas, yang didukung dengan bukti-bukti transaksi

b.        Kartu Pinjaman, pastikan kelompok memilik kartu pinjaman kelompok yang diisii oleh UPK secara tertib dan benar pada setiap kali angsuran, dan memiliki kartu angsuran yang diisi oleh ketua kelompok secara tertib dan benar pada anggota melakukan angsuran kepada pengurus kelompok

c.        Lakukan wawancara kepada anggota kelompok terkait kondisi kelompok, dan tanyakan apakah pinjaman dipergunakan oleh peminjam sesuai dengan SPK

d.        Lakukan sampling kepada kelompok pasca penyaluran dana selambat-lambatnya satu minggu, guna memastikan bahwa dana pinjaman tersebut sesuai peruntukanya

            

IX.   STANDAR PELAPORAN

1.   Check List (Terlampir)

2.   Form Audit (Terlampir)

3.   Bentuk Laporan (Terlampir)

Ketua

Sidang Forum MAD

SUWARDI

Mengetahui,

CAMAT BERGAS

MUSLIQ, S.H.

Pembina

NIP.196709201996031004