SOP – UPK PERATURAN ORGANISASI PNPM MPd KECAMATAN BERGAS

SOP – UPK

PERATURAN ORGANISASI

A.    TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PENGELOLA HARIAN UPK

Tugas Umum Pengelola UPK	a)        Bertanggungjawab terhadap seluruh pengelolaan dana PNPM Mandiri Perdesaan atau program sejenis yang menjadi satu kesatuan dalam lingkup PNPM MPd. b)       Bertanggungjawab atas pengelolaan administrasi baik keuangan, pembukuan, organisasi serta pelaporanya. c)        Bertanggungjawab terhadap keamanan dan ketertiban dalam pengelolaan dokumen PNPM MPd atau program sejenis yang menjadi satu kesatuan dalam lingkup PNPM MPd. d)       Bertanggungjawab terhadap pengelolaan dana bergulir dari BLM maupun dari sumber lain yang dialokasikan untuk SPP maupun UEP e)        Melakukan pembinaan, pendampingan dan pengadministrasian kelompok peminjam f)        Mensosialisasikan PNPM MPd. atau program sejenisnya dan menegakkan prinsip-prinsip PNPM MPd atau program sejenisnya dalam setiap tahapan g)       Melakukan penagihan pengembalian pinjaman dan pembinaan dari kelompok h)       Mengembangkan kapasitas pelaku PNPM MPd atau program sejenisnya i)         Sebagai penyelenggara setiap kegiatan PNPM MPd atau program sejenisnya tingkat kecamatan j)         Membuat laporan kegiatan dan keuangan setiap bulan kepada pengurus BKAD dan selanjutnya mempertanggungjawabkan dalam MAD dengan tembusan kepada PJOK, fasilatator tingkat Kecamatan k)       Melakukan evaluasi dan pemeriksaan langsung Rencana Penggunaan Dana (RPD) dan Laporan Penggunaan Dana (LPD) yang dibuat oleh Desa dalam setiap tahapan proses PNPM MPd dan sesuai dengan ketentuan
Ketua UPK
Peran	Sebagai Penanggung jawab operasional kegiatan UPK
Wewenang	a)         Melakukan pengendalian terhadap semua sumber daya yang ada di UPK b)        Memfasilitasi dan mengkoordinir Pertemuan-pertemuan teknis Pelaksanaan kegiatan c)         Mendelegasikan sebagian atau seluruh tugas dan kewenanganya (dalam kondisi tertentu) sesuai kebutuhan kepada pengurus UPK yang lain. d)        Bertanggung jawab atas ketersediaan dan keakurasian laporan UPK e)         Menandatangani Surat Perjanjian Kredit (SPK) antara UPK dengan Kelompok yang diketahui oleh Kepala Desa/Kelurahan f)         Menandatangani surat-surat keluar, laporan, pencairan dana dari bank, pembukaan rekening, specimen rekening dana kolektif, dana operasional UPK, DOK, dana pengembalian pinjaman dan lain-lain
Tugas	a)         Bersama Pengurus yang lain menyusun Program Kerja UPK dan Rencana Keuangan b)        Mempresentasikan Program kerja dan mempertanggungjawabkan Pelaksanaan pengelolaan UPK baik hasil-hasil kegiatan maupun keuangan UPK c)         Memimpin rapat-rapat antar pelaku UPK dalam rangka evaluasi dan pelaksanaan kegiatan   d)        Menyusun dan melaporkan hasil kegiatan dan keuangan setiap bulan kepada pihak-pihak terkait yang memerlukan, baik di tingkat desa, Kecamatan maupun kabupaten dan jenjang yang lebih atas e)         Membuat dan mengajukan Pencairan Dana BLM Kegiatan, BLM DOK, Perguliran dan pembiayaan lain sesuai dengan Rencana Kerja yang telah disepakati f)         Menandatangani Berita Acara kesepakatan dan keputusan pada saat pertemuan-pertemuan yang membahas kegiatan UPK, (misalnya: Berita Acara Cash on Hand di hari sabtu atau hari libur, ditemukan uang palsu, pinjam dana operasional UPK untuk kegiatan perencanaan yang disebabkan DOK belum tersedia dll.) g)        Atas persetujuan BKAD dapat menjalin kerjasama dengan pihak lain, untuk kepentingan organisasi UPK
Sekretaris UPK
Peran	Sebagai Penanggung jawab atas segala kearsipan dokumen .
Wewenang	Mewakili segala urusan ketua jika ketua berhalangan
Tugas	a)        Bertanggungjawab atas ketersediaan data dan informasi tentang pertanggungjawaban keuangan, kegiatan kepada masyarakat melalui papan informasi atau media lainnya b)       Bertanggungjawab atas ketersediaan data dan kegiatan kelompok, meliputi jumlah anggota, pemanfaatan pinjaman serta jenis usahanya c)        Mencatat, mendokumentasikan  proses dan hasil keputusan rapat d)       Mengisi dan mencatat agenda kerja di papan  rencana kerja harian e)        Bertindak sebagai humas f)        Bertanggungjawab atas pengelolaan dan pemeliharaan inventaris kantor g)       Bertanggungjawab dalam pembuatan, pendokumentasian surat masuk dan  keluar
Bendahara UPK
Peran	Sebagai penanggungjawab dalam pengelolaan Pembukuan dan Laporan keuangan
Wewenang	Memegang dan menyimpan uang kas Operasional UPK atas persetujuan ketua, sesuai batas maksimal sebesar Rp. 500.000,- (Lima ratus ribu rupiah) setiap hari,
Tugas	a)      Mencatat setiap transaksi keuangan secara tertib dan tepat waktu (hard dan soft copy) b)      Membuat atau menyusun laporan keuangan secara lengkap dan akuntable c)      Membuat perencanaan keuangan harian atas persetujuan ketua d)     Menarik uang di bank atas persetujuan ketua dan diketahui oleh Fasilitator kecamatan dan wakil masyarakat yang sudah ditetapkan dalam MAD. e)      Menerima angsuran kelompok dan menyetorkan uang ke bank atas sepengetahuan ketua dengan didampingi oleh pengurus lain. f)        Menyusun daftar  tagihan terhadap pinjaman-pinjaman yang  sudah jatuh tempo dan pinjaman yang menunggak

TUGAS STAFF UPK:

Membantu tugas umum pengurus UPK di bawah  pengendalian Ketua UPK

B.     JAM KERJA PENGURUS UPK

§  Pada dasarnya UPK adalah lembaga Pemberdayaan yang dalam menjalankan tugas-tugasnya menyesuaikan kesibukan masyarakat yang didampingi.

§  Jam kerja pada Waktu banyak kegiatan/pekerjaan yang harus diselesaikan , seperti ada pertemuan, angsuran di desa, ada kunjungan tamu, menyelesaikan transaksi harus diselesaikan pada hari itu juga atas penyelesaian tugas-tugas tersebut tidak ada uang lembur.

§  Namun demikian pada hari-hari yang normal jam Kerja Pengurus UPK diatur sebagai berikut :

1)            Hari Senin – Jum’at                   : Jam 08.00 – 15.00 WIB (7 jam kerja)

2)            Hari Sabtu                                  : Jam 08.00 – 12.00

C.    CUTI PENGURUS UPK

1)            Cuti tahunan

Cuti tahunan adalah hak yang dimiliki oleh Pengurus UPK yang telah memiliki masa kerja 12 bulan atau lebih. Selama dalam masa cuti akan memperoleh hak atas pembayaran honorarium dan tunjangan tetap, kecuali tunjangan tidak tetap tidak dibayarkan.

Batas waktu cuti maksimal adalah 12 (dua belas) hari kerja dalam 1 tahun. Apabila hak cuti tidak dipergunakan atau hanya diambil sebagian selama masa 1 (satu) tahun , maka hak tersebut atau sisanya menjadi gugur atau hilang.

Batas waktu maksimal pengambilan cuti pengurus UPK adalah 3 hari dalam satu kali periode pengajuan cuti dengan mempertimbangkan pelayanan terhadap masyarakat agar tetap berjalan dengan baik.

Izin tidak bekerja dengan alasan sakit (dengan keterangan dokter maksimal 5 hari) dan selebihnya akan  dikonversikan dengan perhitungan jumlah hari cuti tahunan.

Apabila tidak masuk kerja tanpa keterangan akan diperhitungkan terhadap honorarium dan tunjangan tetap, dengan perhitungan jumlah hari tidak masuk (jumlah alpha) dibagi 25 dikalikan jumlah honorarium dan tunjangan tetap.

Prosedur cuti tahunan atau ijin :

§    Pengurus UPK mengajukan permohonan cuti secara tertulis kepada Ketua BKAD dengan tembusan PJOK sekurang-kurangnya 14 hari kerja sebelum cuti.

§    Dalam hal/keadaan mendesak, seperti sakit, keluarga  dekat sakit keras  atau meninggal, maka permohonan cuti dapat diajukan kemudian hari, tetapi terlebih dahulu Pengurus UPK menginformasikan secara lisan kepada PJOK/Ketua BKAD

§    BKAD sebelum memberikan persetujuan kepada pemohon, akan melakukan verifikasi sisa hari cuti dan jumlah hari cuti yang diajukan.

§    Bila dipandang UPK sangat mendesak tidak mungkin ditinggalkan oleh pemohon cuti, maka BKAD berhak menolak, menunda atau hanya mengabulkan dari sebagian cuti yang diajukan.

2).     Cuti Melahirkan

Adalah Hak yang dimiliki oleh Pengurus UPK  untuk tidak bekerja, secara khusus karena Pengurus UPK  yang bersangkutan melahirkan, dengan tetap memperoleh hak atas pembayaran honorarium tanpa tunjangan. Cuti melahirkan diberikan selama-lamanya 3 (tiga) bulan berturut-turut sebelum melahirkanatau sesudah melahirkan.

Prosedur cuti melahirkan:

§    Pengurus UPK mengajukan permohonan cuti secara tertulis kepada Ketua BKAD dengan tembusan PJOK sekurang-kurangnya 14 hari kerja sebelum cuti.

3)      Izin Tidak masuk kerja

Izin tidak masuk kerja harus membuat surat tertulis kepada Ketua BKAD tembusan PJOK.

4)                                                        Izin Ibadah Haji atau Umroh

§    Izin tidak masuk kerja karena naik haji atau umroh harus membuat surat tertulis kepada Ketua BKAD tembusan PJOK dengan dilampiri dengan surat keterangan dari instansi terkait.

§    Perhitungan cuti ibadah haji atau umroh akan memperhitungkan sisa cuti tahunan yang belum terambil, selebihnya menggunakan ketentuan izin khusus yang dilampiri surat keterangan dari instansi terkait.

§    Selama cuti ibadah haji pengurus UPK tidak memperoleh honorarium dan tunjangan.

§    Selama cuti ibadah umroh pengurus UPK menerima honorarium dengan menggunakan perhitungan jumlah hari umroh dibagi 25 dikalikan jumlah honorarium dan tunjangan tetap.

D.    HAK ATAS HONOR PENGURUS UPK

1)      Pengurus UPK berhak atas Honor, tunjangan tetap ( jabatan, asuransi, komunikasi ) dan tunjangan tidak tetap ( transport ke desa, kabupaten dan propinsi ).

2)      Besarnya honor diatur berdasarkan keputusan MAD sesuai perhitungan yang telah disepakati.

3)      Pengurus UPK berhak mendapatkan tunjangan transport ke lapangan yang besarnya besarnya maximal 10 ( sepuluh ) kali dalam sebulan dan diperhitungkan secara addcost dibuktikan dengan SPPD.

4)      Pengurus UPK berhak mendapatkan seragam kerja 1 kali dalam satu tahun

5)      Pengurus UPK berhak atas THR (Tunjangan Hari Raya) sebesar satu kali honor pokok.

6)      Pengurus UPK berhak atas asuransi kesehatan dan kecelakaan kerja dibuktikan dengan polis asuransi.

7)      Apabila Pengurus UPK habis bakti / purna tugas / meninggal dunia, sesuai dengan Anggaran Dasar BKAD maka berhak atas tali asih sebesar 3x honor pokok.

8)      Pemberian tali asih bagi Pengurus UPK  yang mengundurkan diri diatur sebagai berikut:

9)      a). Masa kerja 1 sampai 5 tahun akan mendapatkan 1x honor pokok.

10)  b). Masa kerja diatas 5 sampai 10 tahun akan mendapatkan 2x honor pokok.

11)  c). Masa kerja diatas 10 tahun mendapatkan 3x honor pokok.

12)  Apabila Pengurus UPK diberhentikan secara tidak hormat atau mengundurkan diri karena melanggar kode etik maka tidak akan mendapatkan tali asih.

 MEKANISME  PEMBAYARAN HONORARIUM DAN TRANSPORT

1.     Honorarium dibayarkan setiap tanggal 25 s/d 31 bulan berjalan, dibuktikan dengan absensi

2.    Transport ke Kabupaten dalam rangka koordinasi diberikan maksimal 33 kali dalam satu tahun, dibuktikan dengan SPPD

3.    Transport ke Propinsi yang dibuktikan dengan adanya surat undangan (terkait dengan kegiatan PNPM MPd.) diberikan maksimal 3 kali dalam satu tahun, dibuktikan dengan SPPD

E.     LARANGAN BAGI PENGURUS UPK

1)      Bertindak memihak terhadap kepentingan desa atau Kelompok dalam penyaluran dan pertanggungjawaban penggunaan dana

2)      Melanggar ketentuan MAD

3)      Melakukan penyimpangan/penyalahgunaan dana dan wewenang

4)      Tidak terlibat kegiatan politik baik langsung maupun tidak langsung

5)      Tidak terikat perjanjian kerja dengan pihak lain

6)      Pengurus UPK dalam satu Kecamatan tidak diperbolehkan suami istri atau hubungan keluarga

7)      Pengurus UPK tidak diperbolehkan menjadi pemanfaat dana bergulir

F.     MASA TUGAS PENGURUS UPK

Masa tugas berdasarkan penilaian kinerja setiap tahun dengan batas usia 56 tahun / masa kerja 30 th

G.    MEKANISME PEMBERHENTIAN DAN PERGESERAN JABATAN

1)      Pengurus UPK dapat diberhentikan karena :

a)            Melanggar aturan yang disepakati oleh MAD

b)            Kinerjanya tidak baik (diukur dari tugas yang seharusnya)

c)            Mengundurkan diri

d)           Meninggal dunia

e)            Tidak dapat menjalankan tugas dan kewajibannya

f)             Melakukan penyelewengan dana dan atau menyalahgunakan wewenang dan jabatan

g)            Pindah domisili dari kecamatan wilayah kerja dibuktikan dengan KTP yang masih berlaku.

2)      Prosedur Pemberhentian

a)            Jika terbukti melakukan pelanggaran ketentuan MAD, kode etik dan atau memiliki kinerja yang buruk BP-UPK, PJOK/FK dan pengurus BKAD dapat mengajukan permohonan pemberhentian kepada MAD melalui BKAD

b)            Pengurus UPK yang melakukan pelanggaran diberi hak klarifikasi hasil temuan BP-UPK atau pihak lain kepada Pengurus BKAD, BP UPK, PJOK dan FK

c)            Keputusan pemberhentian pengurus UPK harus dalam forum MAD, dan keputusannya dituangkan dalam Berita Acara

d)           Apabila mengundurkan diri harus mengajukan permohonan kepada Pengurus BKAD/MAD dan pemberhentiannya dipertanggung jawabkan dalam Forum MAD 30 hari sebelum pengunduran diri

H.    EVALUASI KINERJA PENGURUS UPK

1)      Tujuan Evaluasi Kinerja

a)            Meningkatkan kinerja Pengurus UPK melalui pemberian bantuan umpan balik yang bersifat kontruktif.

b)            Membantu UPK dalam Pengembangan kinerja, terutama dengan menunjukkan kelemahan yang memerlukan tambahan bimbingan dan pelatihan

c)            Memotivasi Pengurus UPK untuk mendayagunakan potensi diri dalam meningkatkan kemampuan dan ketrampilannya

2)      Prinsip Evaluasi Kinerja

a)            Ditujukan untuk pembimbingan dan Pengembangan individu dan tim serta program, bukan alat untuk menghukum

b)            Dapat dilaksanakan dengan mudah

c)            Bersifat obyektif

d)           Transparan dan dapat dipertanggungjawabkan

e)            Terukur

f)             Memberi peluang untuk klarifikasi bagi yang dinilai

g)            Dapat diverifikasi oleh manajemen pada jenjang yang lebih tinggi

3)      Parameter Penilaian

a)            Tingkat kehadiran, dibuktikan dengan daftar hadir/absensi dan disahkan oleh BP UPK.

b)            Ketepatan waktu dan kebenaran dalam penyusunan laporan administrasi dan keuangan

c)            Kemampuan meminimalisir kemungkinan munculnya masalah dan kemampuan berkoordinasi dengan pihak dusun, desa dan kecamatan dalam penanganan Kelompok yang bermasalah

d)           Pelayanan kepada Kelompok Peminjam

e)            Kelancaran penyaluran dana sesuai tugas masing-masing

f)             Tingkat kelancaran angsuran pinjaman

g)            Dedikasi dan loyalitas pada ketugasannya

h)            Tingkat penyimpangan prosedur yang sudah ditetapkan

i)               Penyimpangan/penyalahgunaan dana

j)              Penyelesaian kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan

k)            Tingkat capaian Rencana Kerja tahunan

I.       KATEGORI PELANGGARAN

1).  Kategori Pelanggaran Kode Etik

a)            Pengurus UPK menggunakan dana PNPM MPd. untuk kepentingan pribadi

b)            Pengurus UPK meminjam dana PNPM MPd. dengan mengatasnamakan kelompok atau orang lain

c)            Pengurus UPK menyimpan atau menggunakan uang tunai dari setoran Kelompok lebih dari 1 x 24 jam dengan tidak disertai stock opname

2).  Kategori Pelanggaran Prosedur

a)      Pengurus UPK tidak masuk kerja selama 3 (tiga) hari berturut-turut tanpa seijin BKAD 

b)      Pengurus UPK tidak melaksanakan tugasnya sesuai dengan tupoksinya

c)      Pengurus UPK mencairkan dana tanpa melalui prosedur

d)     Pengurus UPK dalam menjalankan tugasnya mengabaikan aturan yang ada baik yang ditetapkan oleh MAD maupun aturan dalam PNPM MPd.

e)      Pengurus UPK tidak melaksanakan ketentuan dalam standar operasional Prosedur

J.      SANKSI ATAS PELANGGARAN

Sanksi diberikan apabila Pengurus UPK melakukan pelanggaran dari aturan yang telah diputuskan oleh Forum MAD dan ketentuaan PNPM MPd., sanksi diberikan sebagai berikut :

1)      Sanksi Pelanggaran Kode Etik

a)      Atas masukan dari BP UPK,FK,PJOK maka pengurus BKAD melakukan teguran lisan

b)      Apabila teguran lisan dalam Waktu 3 x 24 jam belum ada perbaikan, maka akan diberikan teguran tertulis sekali

c)      Apabila teguran tertulis sebanyak 3x dengan tenggang waktu masing – masing 1 minggu sejak dilayangkan.Teguran ke 3 tidak ada perbaikan maka diajukan ke MAD   untuk diadakan pemutusan hubungan kerja

d)     Apabila ada uang/aset yang digunakan, maka uang/aset tersebut harus dikembalikan ke UPK dalam Waktu 3 (tiga) hari sejak diputuskan oleh MAD

e)      Apabila uang/aset tidak dikembalikan sesuai ketentuan poin d maka diserahkan pada aparat hukum yang berwenang

2)      Sanksi Pelanggaran Prosedur

a)      Atas masukan dari BP UPK,FK,PJOK maka pengurus BKAD memberikan pembinaan dan teguran lisan

b)      Apabila teguran lisan dalam Waktu 3 x 24 jam belum ada perbaikan, maka diberikan teguran tertulis

c)      Apabila teguran tertulis dalam Waktu 7 (tujuh) hari sejak diberikan teguran tertulis tidak ada perbaikan atau penyelesaian, maka bisa diajukan ke MAD untuk diadakan pemutusan hubungan kerja

K.    PENGGUNAAN FASILITAS KANTOR

Semua fasilitas/inventaris yang dimiliki oleh UPK hanya boleh digunakan untuk mendukung kegiatan PNPM MPd.

L.     DINAS LUAR

Dinas luar adalah Pengurus melakukan tugas atas nama UPK seperti Rakor Propinsi, mengikuti seminar, Pelatihan, lokakarya dan lain sebagainya.

Untuk menjalankan tugas luar ini pengurus UPK akan memperoleh :

Transport dan uang makan dari Kecamatan ke lokasi dimana Pengurus UPK menjalankan tugas yang besarnya sesuai indek setempat dengan  tanda bukti yang sah lainnya, yang dibayarkan secara adcost. Apabila kegiatan-kegiatan diatas sudah didanai/ditanggung pihak penyelenggara maka tidak akan diberikan transport dan uang makan

Prosedur Tugas/Dinas Luar

1)            Pengurus/staf UPK mengajukan Surat Tugas dengan Formulir yang sudah ditentukan dan ditandatangani oleh BKAD

2)            Petugas yang akan melakukan dinas luar mengajukan Bon Transport kepada Bendahara UPK dilampiri dengan Surat Tugas yang sudah ditanda tangani oleh BKAD

Setelah kembali Petugas paling lambat 2 x 24 jam harus segera membuat pertanggungjawaban atas pengeluaran biaya perjalanan dinas, dengan disertai laporan hasil kegiatan selama bertugas yang  ditujukan kepada BKAD