STANDAR OPERASIONAL DAN PROSEDUR UNIT VERIFIKASI KECAMATAN BERGAS KABUPATEN SEMARANG

I.         PENDAHULUAN

1.   Latar Belakang

Program Pembangunan yang berspektif pemberdayaan masyarakat seperti Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat Mandiri Perdesaan (PNPM-MD) merupakan salah satu upaya mempercepat penanggulangan kemiskinan di desa yang dilakukan melalui pembangunan/rehabilitasi sarana prasarana fisik, sosial, ekonomi serta penyediaan modal usaha bagi masyarakat miskin untuk pendanaan kegiatan ekonomi..

Dalam rangka untuk melestarikan kelembagaan-kelembagaan yang telah dibangun oleh PNPM-MD dan hasil-hasil PNPM-MD terutama dana bergulir yang dikelola oleh Unit Pengelolaan Kegiatan (UPK) diperlukan ketentuan yang mengatur tentang tata laksana  pelestarian dan perlindungan hasil PNPM-MD agar tetap dapat berkelanjutan (sustainable).

Tim Verifikasi Perguliran dibentuk oleh BKAD, untuk menjamin akuntabilitas pengelolaan dana bergulir, pengelolaan dana unit-unit kerja lainnya yang ada di BKAD. Untuk menunjang Fungsi Dan Tugas Tim Verifikasi sebagai pelaksana mandat Badan Kerjasama Antar Desa dalam bidang validasi calon peminjam, maka diperlukan pedoman atau standard operasional dan prosedur bagi Tim Verifikasi .

2.   Tujuan Umum

Sebagai pedoman dasar dan penetapan standar kerja bagi Tim Verifikasi untuk melindungi dan melestarikan asset BKAD dan hasil kegiatan PNPM-MD lainnya. Disamping itu menjadi acuan bagi Forum MAD dalam melakukan evaluasi kinerja  pengelolaan dana bergulir

Tujuan Khusus

1.   Sebagai pedoman dasar  terkait dengan kegiatan Verifikasi dana bergulir

2.   Menjadi pedoman dasar pengembangan terkait dengan penilaian kesehatan kelembagaan UPK dan kelompok.

3.   Untuk melindungi dana yang dikelola Unit Pengelola Kegiatan (UPK)

4.   Menjamin terkelolanya dana bergulir agar tetap berdasarkan tujuan, prinsip dan aturan pokok serta mekanisma perguliran sesuai ketentuan PNPM-MD

5.   Sebagai pedoman Pemerintah Daerah dalam pembinaan, perlindungan, pelestarian dan pengembangan BPUPK

II. Maksud dan Tujuan di bentuk Tim Verifikasi

Tim Verifikasi dibentuk oleh Forum MAD sebagai upaya meningkatkan transparansi, pengendalian, evaluasi kondisi kelompok besarta permasalahan ada, penyebarluasan informasi PNPM Mandiri Perdesaan dan pertanggungjawaban pengelolaan dana bergulir, dengan tujuan :

a)    Menjamin akutanbilitas dan transparansi pengelolaan UPK

b)   Menjamin semua kebijakan yang sudah diputuskan Forum MAD terkait pengelolaan dana  bergulir  

c)    Menjamin harta/kekayaan UPK aman

III. KRITERIA Tim Verifikasi

1. Syarat Umum :

a.    Dipilih dan ditetapkan oleh forum MAD

b.   Pendidikan memadai

c.    Memiliki pengetahuan pengetahuan tentang administrasi dan keuangan

d.   Komunikatif, mudah diterima oleh masyarakat

e.    Netral tidak memihak kepentingan pribadi, golongan.

f.     Memiliki waktu yang cukup

g.    Memiliki pengetahuan tentang kondisi wilayah kecamatan

2. Syarat Khusus :

a.    Jujur, tegas dan bertanggung jawab

b.   Dapat diterima dan dihargai dengan baik oleh masyarakat

c.    Tidak pernah terlibat secara langsung atau tidak langsung yang berkaitan dengan penyalahgunaan dana program masyarakat

d.   Mempunyai komitmen dalam pengembangan kapasitas masyarakat

IV.         KETENTUAN UMUM

1. Tim verifikasi adalah kelompok kerja yang melaksanakan pemeriksaan, memvalidasi, mengecek dan mencocokkan pengajuan pinjaman kelompok dengan kondisi sebenarnya dilapangan.
2. Tim verifikasi wajib melaksanakan AD ART BKAD, keputusan MAD, keputusan BKAD serta peraturan lainnya
3. Tim verifikasi melaksanakan tugas berdasarkan aturan dan kebijakan yang ditetapkan oleh MAD, BKAD dan aturan lainnya
4. Tim Verifikasi sekurang-kurangnya 3 orang yang terdiri dari Ketua, sekretaris dan anggota
5. Tim Verifikasi perguliran dapat merangkap menjadi Tim Verifikasi Program.

V.           MEKANISME VERIFIKASI

1.   Pelaksanaan verifikasi

1.1    Awal kelompok mengajukan proposal, bertujuan untuk mencocokan dan menilai proposal calon pemanfaat kegiatan dengan kondisi yang sebenarnya.

1.2    Minimal dua hari setelah kelompok menerima pencairan  dana, bertujuan untuk mengecek kembali  kesesuaian besarnya dana yang diterima setiap anggota kelompok

1.3    Kelompok yang diverifikasi adalah kelompok lama dan baru, dengan obyek pengurus kelompok dan semua anggota calon peminjam

1.4    Pelaksanaan kegiatan verifikasi dilaksanakan di balai desa atau rumah kepala dusun

1.5    Pada saat pelaksanaan kegiatan verifikasi, bagi peminjam perempuan (SPP) maka harus didampingi oleh suami, demikian juga bai pemanfaat laki-laki(UEP) harus didampingi oleh istri

1.6    Melakukan kunjungan kerumah calon pemanfaat minimal 50 persen,

2.                                 Tahapan Verifikasi

2.1. Rapat awal Tim Verifikasi, untuk menentukan waktu pelaksanaan, pemeriksaan awal, persiapan teknis pelaksanaan  dibuat berita Acara rapat awal, didukung dengan notulen

           2.2. Melaksanakan pemeriksaan hasil dokumen pemeriksaan awal proposal oleh UPK  (lihat SOP Perguliran)

2.3. Melaksanakan kegiatan verifikasi dilapangan dengan memcocokkan proposal dengan kondisi dilapangan

2.4. Melaksanakan wawancara dengan pengurus kelompok, anggota calon pemanfaat, dan sumber-sumber lainya untuk mendapat informasi yang akurat, detail dan valid.

2.5. Pelaksanaan kunjungan dilapangan didukung Form kunjungan yang ditandatangani oleh semua ketua kelompok dan anggota yang diverifikasi, sebagai bukti semua calon pemanfaat sudah diverifikasi

2.6. Melaksanakan Rapat verifikasi dengan agenda penyusunan rekomendasi hasil kegiatan verifikasi dengan out put Berita Acara rapat veriikasi (Berita Acara dibuat dua yaitu berita untuk keseluruhan kegiatan verifikasi dan verifikasi masing-masing kelompok, Rekomendasi Hasil berupa kelayakan calon pemanfaat, dengan lampiran form kunjungan lapangan

2.6. Melaksanakan presentasi atas hasil kegiatan verifikasi pada saat rapat pendanaan

3.   Waktu verifikasi

3.1    Waktu verifikasi dilakukan setelah ada proposal calon peminjam kegiatan yang direkomendari oleh BKAD untuk diverifikasi.

3.2    Waktu Pelaksanaan verifikasi dilaksanakan mulai tanggal 5 s/d 30 setiap bulan

3.3    Jadwal waktu dan tempat verifikasi dilaksanakan secara fleksibel dan dibuat sendiri oleh unit verifikasi.

3.4    Tim verifikasi wajib memberitahukan  waktu dan tempat akan diselenggarakan verifikasi kepada kelompok dan calon pemanfaat

3.5    Tim verifikasi wajib memberitahukan   dan berkordinasi dengan kepala desa/lurah  setempat dalam pelaksanaan verifikasi kelompok.

VI.         TUGAS, KEWAJIBAN, TANGGUNG JAWAB, DAN WEWENANG  TIM VERIFIKASI

1. Ketua

1.1  Tugas

1)     Mengkoordinasikan dan memimpin pelaksanaan program yang telah digariskan oleh MAD dan BKAD.

2)     Memimpin dan mengkoordinasikan rencana kegiatan unit  verifikasi

3)     Memimpin dan mengkoordinasikan pelaksanaan unit verifikasi

4)     Memimpin dan mengkoordinasikan pelaksanaan verifikasi proposal pinjaman maupun proposal kegiatan

5)     Menandatangani surat rekomendasi hasil unit verifikasi dengan berberita acara.

1.2  Kewajiban

1)     Mentaati AD/ART dan semua keputusan   MAD dan BKAD

2)     Melaksankan kerja berdasarkan SOP unit verifikasi

3)     Wajib menjunjung tinggi dan nama baik BKAD, serta lembaga pendukung BKAD lainnya.

4)     Bersungguh-sungguh dan komitmen  untuk melaksanakan kegiatan verifikasi

5)     Memupuk dan menjaga kebersamaan dalam kegiatan unit verifikasi dan lembaga pendukung BKAD

6)     Melaksanaanikan  kegiatan  verifikasi  berdasarkan usulan kegiatan yang diajukan oleh kelompok masyarakat

1.3  Tanggung jawab

1)   Membuat rekomendasi  subuah usulan yang telah diverifikasi layak atau tidak.

2)   Rekomendasi di tujukan pada ketua BKAD dengan tembusan kepada tim pendanaan.

3)    Bertanggung jawab atas Kebenaran atau validitas data  hasil setiap verifikasi,

4)   Ikut bertanggung jawab dan/atau membantu bidang pengelola keuangan jika ada kelompok peminjam yang kurang lancer/macet

1.4  Wewenang

1) Menentukan sebuah usulan kelompok peminjam layak atau tidak layak.

2. Sekretaris

1.1.Tugas

1)   Pengarsipan/pendokumentasian secara tertib semua administrasi unit verifikasi

2)   Membantu ketua dalam menyiapkan administrasi pelaksanaan verifikasi .

3)   Menyiapkan administrasi dan akomodasi bila ketua akan memimpin jalanya rapat unit verifikasi.

4)   Menjadi notulen dalam  rapat pembuatan  program  dan rencana kerja tahunan tim verivikasi

5)   Menjadi notulen dalam rapat  pelaksanaan evaluasi program yang telah disusun unit verivikasi .

6)   Menjadi notulen dalam rapat evaluasi dan rencana tindak lanjut unit verivikasi.

7)   Menyiapkan administrasi untuk melakukan verifikasi kelompok

8)   Membantu ketua dalam menyusun laporan hasil  verifikasi kelompok

1.2.Kewajiban

1)      Berkewajiban  mentaati AD/ART dan semua keputusan  MAD

2)      Berkewajiban melaksankan kerja berdasarkan SOP unit verifikasi

3)      Berkewajiban  menjunjung tinggi dan nama baik BKAD, serata lembaga pendukung BKAD lainnya.

4)      Berkewajiban memupuk dan menjaga kebersamaan dalam kegiatan unit verifikasi.

5)      Berkewajiban mempunyai membantu ketua dalam menyusun rencana  program kerja termasuk di dalamnya jadwal kegiatan.

6)      Berkewajiban membantu ketua dalam administrasi jika ketua akan menyampaikan laporan  hasil verifikasi.

7)      Berkewajiban membantu ketua dalam administrasi jika ketua akan menyampaikan laporan  hasil verifikasi.

8)      Berkewajiban untuk ketertiban administrasi dan dokumen unit verifikasi

1.3.Tanggung jawab

1)        Bertanggung jawab bidang administrasi dan dokumentasi unit verifikasi.

2)        Bertanggung jawab bidang administrasi dan dokumentasi terhadap seluruh kegiatan operasional unit verifikasi

3. Anggota

3.1  Tugas

1)       Membantu ketua dalam melaksanakan program yang telah digariskan oleh MAD dan BKAD.

2)       Membantu ketua dalam rencana kegiatan unit  verifikasi

3)       Membantu ketua dalam melaksanaan  verifikasi

4)       Menerima tugas lain yang diberikan ketua

3.2  Kewajiban

1)     Mentaati AD/ART dan semua keputusan   MAD dan BKAD

2)     Melaksankan kerja berdasarkan SOP unit verifikasi

3)     Wajib menjunjung tinggi dan nama baik BKAD, serta lembaga pendukung BKAD lainnya.

4)     Bersungguh-sungguh dan komitmen  untuk melaksanakan kegiatan verifikasi

5)     Memupuk dan menjaga kebersamaan dalam kegiatan unit verifikasi dan lembaga pendukung BKAD

6)     Melaksanaanikan  kegiatan  verifikasi  berdasarkan usulan kegiatan yang diajukan oleh kelompok masyarakat

3.3  Tanggung jawab

1)     Bertanggung jawab atas Kebenaran atau validitas data  hasil setiap verifikasi,

2)     Ikut bertanggung jawab dan/atau membantu bidang pengelola keuangan jika ada kelompok peminjam yang kurang lancer/macet

4.   HAK PENGURUS TIM VERIFIKASI

1. Menerima tunjangan transport sesuai dengan keputusan MAD,dengan mengacu pada PTO yaitu maksimal 0,5% dari dana yang digulirkan. Dan dicantumkan pada RAB.
2. Penerimaan tunjangan transport harus dibuktikan dengan  daftar hadir dan hasil kerja verifikasi dengan menandatangani tanda terima.
3. Mendapat layanan informasi dan pelatihan.

5.   PELAPORAN

Tim  verifikasi setiap bulan sekali wajib membuat laporan rangkap 3 untuk dikirim ke BKAD, PjOK dan arsip unit verifikasi dan dilaporkan dalam rapat koordinasi.

6.   LARANGAN

1.   Melanggar AD ART BKAD dan keputusan MAD-BKAD

2.   Melalaikan tugas dan kewajiban  unit verifikasi

3.   Menyalahgunakan wewenang  unit verifikasi.

4.   Menerima apapun dari kelompok/peminjam agar mempengaruhi keputusan.

7.   SANKSI

1.   Pengurus unit verifikasi yang melanggar larangan, BKAD dapat mengeluarkan teguran sampai rekomendasi pemberhentian dengan mekanisme :

a.    Teguran lisan

b.   Teguran tertulis pertama, apabila dalam jangka waktu 2 (dua) minggu sejak mendapat teguran lisan tidak diindahkan

c.    Teguran tertulis kedua, apabila dalam jangka waktu 2 (dua) minggu sejak mendapat teguran tertulis pertama tidak diindahkan

d.   Teguran tertulis ketiga, apabila dalam jangka waktu 2 (dua) minggu sejak mendapat teguran tetulis kedua tidak diindahkan

e.    Rekomendasi pemberhentian apabila dalam jangka waktu 2 (dua) minggu sejak mendapat teguran tertulis ketiga tidak diindahkan

2.   Pengurus unit verifikasi yang terlibat dalam proses perkara pidana dapat diberhentikan sementara oleh BKAD

3.   Pengurus unit verifikasi yang dijatuhi hukuman dengan keputusan pengadilan yang telah mempunyai kekuatan hukum tetap, diberhentikan dengan Surat Keputusan BKAD melalui forum Musyawarah Antar Desa.

8.   PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA

1.       Pengurus unit verifikasi yang melakukan pelanggaran dan penyelewengan diberhentikan dengan tidak hormat oleh BKAD melalui MAD

2.       Pengurus unit verifikasi yang mengundurkan diri diberhentikan dengan hormat oleh BKAD melalui MAD

3.       Pengurus unit verifikasi yang berdasarkan evaluasi tidak layak diberhentikan dengan hormat oleh BKAD melalui MAD.

9.   EVALUASI KINERJA

1.       Evaluasi kinerja unit verifikasi dilakukan oleh BKAD dan MAD dalam rapat koordinasi bulanan.

2.       Evaluasi kinerja dilakukan setiap 1 ( satu ) tahun sekali dalam forum LPJ Tahunan.

Ketua

Sidang Forum MAD

SUWARDI

Mengetahui,

CAMAT BERGAS

MUSLIQ, S.H.

Pembina

NIP.196709201996031004