PANDUAN FASILITASI KPMD Tahap Pelaksanaan dan Pemeliharaan

TAHAP PELAKSANAAN
No	Kegiatan	Tujuan	Langkah-langkah	Keterangan
1	Persiapan pelaksanaan ( kegiatan SPP/perguliran )	1. Kelompok siap menerima dana pinjaman PNPM -MP	1.  Koordinasi dengan UPK dan TPK kapan penyaluran dana akan dilaksanakan, informasikan pula tempatnya dimana, tanggal, jam. 2. Koordinasi dengan Kepala Desa akan rencana penyaluran pinjaman kelompok. 3. Hubungi ketua kelompok akan waktu penyaluran pinjaman kelompok, ingatkan ketua kelompok agar mendatangkan seluruh anggota kelompok. 4. Pada hari H penyaluran pastikan bahwa ketua kelompok dan anggotanya sudah hadir dan pastikan pula ketua kelompok mengetahui : jumlah pinjaman kelompok, jumlah pinjaman masing-masing anggota kelompok.	Pastikan yang akan menerima pinjaman sesuai daftar
	Penyaluran dana SPP/perguliran	1. Kelompok menerima pinjaman sesuai dengan hasil rekomendasi Tim verifikasi	1. Ingatkan dan bantu TPK dan Ketua kelompok agar menghitung kembali uang yang telah diterima kelompok dari UPK saat itu juga. 2. Pastikan semua anggota kelompok telah menerima pinjaman sesuai dengan daftar penerima pinjaman yang direkomendasi oleh tim verifikasi 3. Apabila ada anggota kelompok yang tidak hadir pada saat penyaluran dana pastikan kembali bahwa dana pinjaman telah diserahkan oleh ketua kelompok kepada anggota yang tidak hadir tersebut. 4. Apabila ada anggota kelompok yang tidak jadi meminjam maka tidak bisa diganti oleh orang lain.
	Angsuran kelompok	1. Kelompok mengangsur tepat waktu. 2. Pengurus kelompok mencatat administrasi dengan benar.	1. Setiap bulan pada saat akan jatuh tempo tanggal angsuran koordinasi dengan TPK apakah ada kelompok yang belum mengangsur, bila ada tanyakan penyebabnya. 2. Apabila ada anggota kelompok yang menunggak angsuran maka bantu ketua kelompok mengingatkan anggota tersebut untuk mengangsur tepat waktu. 3. Apabila sudah diperingatkan tetap tidak mengangsur maka koordinasi dengan ketua kelompok,TPK,Kepala desa, FK untuk mendapatkan pemecahannya agar anggota yang nunggak bisa mengangsur kembali. 1. Pastikan bahwa masing-masing ketua/Sekretaris kelompok telah membuat admininistrasi pembukuan. 2. Apabila kelompok ada kesulitan dalam pembukuan maka beri bimbingan. Atau apabila saudara juga belum jelas maka hubungi UPK,PL, atau FK untuk melatih pembukuan kepada Saudara dan pengurus kelompok.	Bila ada kesulitan konsultasikan dan koordinasikan dengan FK/FT/PL/UPK dan Desa/Kelurahan
2	Persiapan Pelaksanaan                              untuk kegiatan SARANA/PRASARANA	1. Tersusun jadwal pelaksanaan 2. Tersusun Jadwal pengadaan bahan dan alat. 3. Tersusun Rencana pengadaan tenaga kerja 4. Tersusun Rencana pencairan dana dan Rencana Penggunaan Dana 5. TPK  mengetahui Fungsi dan tugasnya masing-masing. 6. Memperbaiki patok ukur	Koordinasi dengan TPK dan Kepala Desa serta masyarakat tentang kapan pelaksanaan kegiatan akan dilakukan. Ingatkan TPK agar segera membuat jadwal/RKTL pelaksanaan. 1. Untuk kegiatan Pelelangan bantu TPK dengan menjelaskan tentang prosedur pelelangan ( lihat buku Formulir-Formulir tentang pelelangan ), pastikan sudah ada minimal 3 suplier yang mengajukan penawaran, pada saat pelelangan pastikan bahwa TPK telah mengundang tokoh masyarakat, Tim khusus pemantau TPK, masyarakat serta Suplier. Pada saat penentuan pemenang lelang ingatkan TPK agar yang memutuskan adalah semua yang hadir. Jangan sampai keputusan pemenang harganya malah lebih tinggi daripada harga dilapangan. Bantu TPK membuat Surat Perjanjian Kontrak, bila ada kesulitan konsultasikan kepada PL atau FK. 2. Untuk pengadaan alat khususnya Wales/Slender ingatkan TPK agar segera membuat surat permohonan pinjam/sewa Wales kepada Kepala PUK Kab. Atau pihak lain dan memastikan kapan wales bisa didatangkan. Dianjurkan agar meminjam Wales dari PUK saja karena lebih murah. 3. Ingatkan TPK agar tidak menolak pekerja yang akan ikut bekerja, perempuan boleh ikut bekerja, daftar semua pekerja dalam Form A Pekerja (lihat di buku  Formulir hal terakhir ), Sepakati insentif pekerja, tukang, mandor. Adakan Sosialisasi antara TPK dengan calon pekerja. 4. Setelah dokumen SPPB dan Berita Acara lelang maupun perjanjian lelang dibuat bantu TPK membuat RPD, ingatkan  agar TPK mengambil uang secukupnya saja sehinggga tidak ada penumpukan uang di Bendahara yang akan mengakibatkan resiko yang tinggi. 5. Pastikan bahwa TPK menjalankan tugas sesuai dengan tugas dan kewajibannya. Jangan ada yang memonopoli pekerjaan yang lainnya hanya sebagai wayang saja. Ketua menkoordinasi seluruh anggotanya, bendahara mengurusi keuangan, sekretaris mengurusi kearsipan, surat menyurat dan mencatat kegiatan. 6.Periksa kembali patok ukur kegiatan, apabila ada yang lepas diperbaiki, apabila ada yang mengenai tanah perorangan dimusyawarahkan dan tidak ada ganti rugi.	Dokumen pelelangan lihat buku Formulir-formulir Dokumen sewa alat lihat buku Formulir-formulir Bantu TPK cara mengisi Form A ( daftar calon pekerja )
3	Pelaksanaan Kegiatan Sarana Prasarana	1. Pelaksanaan konstruksi 2. Pengendalian Kualitas 3. Pengendalian Target 4. Ketertian administrasi 5. Efektifitas Pemantauan Tim Khusus/ monev. 6. Pertanggungjawaban dana	·          Ingatkan TPK agar di setiap melaksanakan kegiatan selalu berpedoman pada RAB dan desain gambar yang telah ada, sebaiknya gambar dan RAB ditempel di papan dekat proyek, sehingga tukang dan pekerja serta masyarakat dapat selalu melihat. Untuk memutuskan setiap langkah kegiatan anjurkan kepada TPK agar melakukan kegiatan rapat Rutin tpk dan hasilnya dicatat dalam notulen rapat . ·          Pastikan bahwa material yang terkirim adalah material yang sesuai dengan permintaan, misal pasir muntilan, batu pecah mesin, batu belah yang keras, ukuran sesuai kubikasinya. Apabila Suplier atau TPK tidak mengindahkan tentang mutu maka laporkan segera kepada PL/FT. ·          Pastikan bahwa hasil pekerjaan telah sesuai dengan standar mutu yang telah direncanakan dalam RAB dan gambar desain. ·          Ingatkan TPK bila dana yang telah digunakan belum sesuai dengan target yang diperkirakan mungkin tentang melonjaknya upah pekerja/bahan. Segera dorong TPK mengadakan rapat pemecahan masalah ·          Periksalah Administrasi pembukuan TPK, Kas Umum TPK, Buku material, Dokumen perjanjian, Kuitansi, dll. Apabila menemui kejanggalan pembukuan keuangan segera koordinasi dengan TPK  dan bila tidak ada titik temu konsultasikan dengan Tim monev, PL/FK ·          Terus berkoordinasi dengan Tim Monev, tanyakan apa hasil dari pemantauannya, apa keluhannya dan apakah TPK sudah bekerja dengan baik, hasil koordinasi sampaikan kepada TPK untuk masukan perbaikan. ·          Pastikan papan informasi selalu terisi oleh dokumen2 terbaru terutama tentang keuangan, SPPB, RAB ·          Setelah TPK mencairkan dana 40%, 80%,100,% segera adakan musyawarah pertanggungjawaban ( lihat pada buku Forum Musyawarah2)
1 2	Musdes pertanggungjawaban Musdes pertanggungjawaban dana 100% dan Serah Terima	1.      Melaporkan realisasi dan rencana kegiatan yang didanai PNPM -MP 2.      Memepertanggungjawabkan semua pengeluaran keuangan 3.      Memeperbaiki hal-hal yang dirasa kurang berjalan baik saat ini 4.      Membuat persiapan pelaksanaan tahap berikutnya Tujuan : 1.      Melaporkan realisasi dari rencana kegiatan yang didanai PNPM -MP 2.      Mempertanngungjawabkan semua pengeluaran yang digunakan. 3.      menyerahkan hasil pekerjaan serta segala sesuatu yang berkaitan dengan pekerjaan kepada masyarakat	Persiapan: 1.      Koordinasi dengan TPK dan Kepala Desa tentang kapan ( tanggal, hari, Jam ) dan dimana musdes pertanggungjawaban akan dilaksanakan. 2.      Cek kembali undangan apakah sudah disampaikan . 3.      Periksa pembukuan keuangan yang telah dikerjakan oleh TPK 4.      Hubungi Tim Khusus/ Monev untuk persiapan melaporkan hasil pemantauannya terhadap pekerjaan TPK 5.      Bantu TPK mempersiapkan pertanggungjawabannya termasuk membuat realisasi anggaran biaya. 6.      Cek kembali persiapan tempat seperti : jumlah kursi apakah mencukupi? Pengeras suara kalau desa tidak perlu pinjam dimana? Bila pelaksanaanya malam hari pastikan penerangan lampu memadai untuk digunakan musyawarah 7.      Persiapkan spidol, kertas plano, daftar hadir dan berita acara Pelaksanaan 1.      Susunan acara ( dipandu oleh KPMD )  : 1) Pembukaan oleh Kepala Desa 2) Laporan pertanggungjawaban oleh TPK 3) Laporan hasil pemantauan oleh Tim Khusus dilanjutkan dengan tanyajawab/tanggapan masyarakat dan klarifikasi (penjelasan) 4) Pembahasan pemeliharaan termasuk membentuk Tim pemelihara. 5) Membuat berita acara hasil musyawarah 6) Penutup. 2.      Khusus dalam acara tanyajawab, bila ditemukan permasalahan / ada beberapa hal yang belum jelas maka fasilitasi agar dapat disepakati rencana pemecahannya bersama-sama  3.      Khusus dalam acara pembahasan pemeliharaan maka: -           Jelaskan bahwa pemeliharaan merupakan tanggungjawab seluruh masyarakat. -           Bahas bersama-sama bagaimana cara memelihara bila bangunan sudah selesai dikerjakan. -           Pandu masyarakat untuk memilih Tim Pemelihara. 4.      Khusus apabila diperkirakan ada sisa dana maka dipandu masyarakat memilih kegiatan untuk pengembangan, ingat pengembangan pertama-tama diutamakan untuk peningkatan kualitas/keamanan/perlengkapan bangunan yang telah dikerjakan. Bila sudah tidak ada maka baru memikirkan untuk kegiatan yang lain.  Persiapan : Persiapan: 1.      Koordinasi dengan TPK dan Kepala Desa tentang kapan ( tanggal, hari, Jam ) dan dimana musdes pertanggungjawaban akan dilaksanakan. 2.      Cek kembali undangan apakah sudah disampaikan . 3.      Periksa pembukuan keuangan yang telah dikerjakan oleh TPK 4.      Hubungi Tim Khusus untuk persiapan melaporkan hasil pemantauannya terhadap pekerjaan TPK. 5.      Bantu TPK mempersiapkan pertanggungjawabannya. 6.      Hubungi Tim Pemelihara yang telah dibentuk ( bila belum terbentuk perlu mengadakan pertemuan khusus dulu sebelum acara serah terima dilaksanakan ) untuk mempersiapkan rencana kerja pemeliharaan, bantu Tim Pemelihara mengidentifikasi atau mendaftar hal-hal yang perlu dipelihara dan bagaimana cara menggali sumber dananya. 7.      Cek kembali persiapan tempat seperti : jumlah kursi apakah mencukupi? Pengeras suara kalau desa tidak perlu pinjam dimana? Bila pelaksanaanya malam hari pastikan penerangan lampu memadai untuk digunakan musyawarah 8.      Persiapkan spidol, kertas plano, daftar hadir dan berita acara Pelaksanaan : 1.      Susunan Acara : 1- Pembukaan oleh Kepala Desa atau yang mewakili, 2- Laporan pertanggungjawaban penggunaan dana 100% oleh TPK. 3- Laporan hasil pemantauan oleh Tim Pemantau dari masyarakat dilanjutkan dengan tanyajawab dan klarifikasi ( penjelasan ). 4- Serah terima hasil pekerjaan dari TPK kepada masyarakat yang diwakili oleh Kepala Desa. 5- Pembahasan tentang rencana pemeliharaan oleh Tim Pemelihara. 2.      Khusus dalam acara tanyajawab, bila ditemukan permasalahan / ada beberapa hal yang belum jelas maka fasilitasi agar dapat disepakati rencana pemecahannya bersama-sama  3.      Khusus dalam acara pembahasan pemeliharaan maka: -           Jelaskan bahwa pemeliharaan merupakan tanggungjawab seluruh masyarakat. -           Bacakan Susunan Tim pemelihara yang telah dibentuk pada waktu musyawarah desa pertanggungjawaban ke II. -           Berilah kesempatan kepada Tim Pemelihara untuk memimpin dalam pembahasan musyawarah pemeliharaan ( seharusnya Tim Pemelihara sudah memiliki rencana yang akan dilaksanakan dalam pemeliharaan , termasuk dalam penggalian dananya ) -           Bahas bagaimana cara memelihara bila bangunan sudah selesai dikerjakan.	Dibaca buku Penjelasan III Forum-Forum Musyawarah PNPM -MP Lihat buku penjelasan III Forum-Forum Musyawarah PNPM -MP  hal 28-29 tentang Musyawarah Desa Serah Terima
TAHAP PEMELIHARAAN
No	Kegiatan	Tujuan	Langkah-langkah	Keterangan
3	Kegiatan Pemeliharaan	1. Memastikan hasil kegiatan PNPM dapat dimanfaatkan dan dipelihara	1. Koordinasi dengan Tim Pemelihara, untuk membuat rencana (dokumen) pemeliharaan selama satu tahun 2. Dorong tim Pemelihara untuk melaksanakan pemeliharaan sesuai dengan perencanaan yang telah dibuat. 3. Bimbing Tim Pemelihara untuk membuat laporan Pemeliharaan tiap bulan kepada UPK dan desa, serta melaporkan hasil pemeliharaan dalam forum-forum pertemuan desa.